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办公在“云”端

作者:《支点》记者 罗乐 刘真真点击次数:58   发布日期:2013-09-10

Blueline是一家位于美国印第安那州布鲁明顿市的联合办公室,这里主要集聚了 创意设计和媒体方面从业者。

核心提示:联合办公作为一种新生态的办公形式,能够帮助企业降低办公成本,同时创造良好的交流环境,还能提升工作效率。企业在“云”时代可以获得更多的发展机遇。

也许你已经对“云计算”耳熟能详,但是对于“云办公”呢?

在美国佐治亚州亚特兰大以北约25英里的郊区村,有一个叫“漫游亚特兰大”的“云办公”场所。这里,你可以申请一张桌子,预定会议室,共享办公设备和服务,甚至从咖啡馆购买食品。而“亚特兰大果冻”是这里小有名气的一个办公组合,他们并不属于同一个公司,甚至不在同一个行业,但是每到周三,他们就会一同前往“漫游亚特兰大”工作。

布莱恩是“果冻组合”中的一员,他曾是IBM的一名电脑工程师,同时也是“漫游亚特兰大”的创始人。“在为IBM工作的11年间,我都在家里独立办公,我想,如果有一个更为开放、能够社交的工作场所,那就太棒了。”布莱恩说。

的确,在这里办公的人们,起初都是为了一张办公桌或者高速的通讯网络而来,他们因为公司业务拓展需要被派到附近,但由于公司无法或者不想支付高额的房租及办公设施而被迫在家中工作,成为 SOHO一族。事实上,在这里工作的公司职员,每年可以为公司节约1亿美金的固定资产支出。

后来他们发现了“漫游亚特兰大”,陆续搬了进来,并形成了独特的多元化社交圈。现在,他们中大部分人不仅会为了工作到这里办公,还会因为其他的事务而来——不同行业之间总有很多学习或合作项目的机会:布莱恩就经常在这里和平常很难见到的教授面对面交流。

 

流动的办公场所

 

“云办公”——说得通俗点,就是联合办公,是一种为降低办公室租赁成本而进行共享办公空间的办公模式,来自不同公司的个人在联合办公空间中共同工作,在特别设计和安排的办公空间中共享办公环境,彼此独立完成各自项目。同时,办公者还可与其他团队分享信息、知识、技能、想法和拓宽社交圈子等。

雷杰思(Regus)就是一家提供这种服务的企业,它由英国企业家Mark Dixon于1989年在布鲁塞尔创办。多年前,Dixon前往比利时首都布鲁塞尔旅行,当时,他注意到很多商务旅客因为找不到专业的办公地点,而不得不在酒店里工作。于是,他在当地开设了一家商务中心,为旅途中或在家办公的人士提供更好的工作方式。

Dixon的初衷,就是通过将办公空间的需求统一外包给服务供应商,从而改变公司管理全球不动产需求的方式。

后来,强烈的市场需求使Dixon 快速地在全球建立了配套齐全并提供专业服务人员的办公室网络,从此,客户公司可以根据实际需要租用办公场所。 今天,半数以上的财富 500 强企业和成千上万的中小型公司都将他们的部分办公室需求外包给雷杰思。研究表明,这些公司的设施成本显著降低,员工工作效率大大提高,也可以有更多精力专注于他们的核心业务。

 

联合办公更省钱

 

雷杰思在武汉有一处服务办公室,李琳娜是这里的总经理,她告诉记者:“我们在武汉天地5号楼的办公室,进驻企业基本都是世界500强和一些国内大型企业。”

入驻这里的企业可以享受到各种行政服务:高速网络、打印机、复印机、会议室、会客厅,甚至是清洁办公室、订餐、免费咖啡、双语前台服务……“我们的办公室齐全,可以说是拎包入住,这省去了许多麻烦。如果是租赁传统的写字楼,就必然面对各种固定投资成本开支——租赁一个面积为100平方米的写字楼办公,那么这100平方米的装修、水电、人力资源,甚至前台的成本,都足够让一家希望试水新市场的企业望而却步。而会客厅、会议室这些办公必备但却使用效率相对低一些的项目设施,就把边际成本变得更高了。”

不仅如此,李琳娜还算了一笔更精细的账:“如果选择联合办公的租赁模式,那么当企业不确定将来的业务的时候,例如在未来可能要扩展办公室,扩展第二间第三间,也依然没有成本投入,直接就可以使用。但是客户若租了传统的写字楼,如果要扩展业务,那就要拿下另外一个写字楼的地方,既不方便,而且装修新办公室又得花钱。”

联合办公的妙处就在于,入驻企业——不管是固定的还是流动的,分担了用于固定资产采购、人力资源服务的成本,这大大降低了单个企业的运营成本。这有点像专业化的酒店——只不过这是提供办公服务的“酒店”。

“若遇上业务收缩,企业更能够体会到联合办公的优势。”李琳娜说,他们接待了一些外资银行客户,但是由于种种原因,其业务开展并不好。此时银行就遇到了更为现实的问题:银行一方面要向银监会申请关闭业务,一方面要向已经办理业务的客户做交接手续,同时还希望在减员减支的情况下不给自己的服务打折扣,“联合办公的方式,让他们只需投入少量的费用,就可以保障员工的正常办公,甚至不会降低他们的对外服务质量——我们配备有专业的前台以及行政服务人员。”

而更为先进的联合办公企业,可以为他们的客户能在全球任何一个有服务点的地方提供相同的办公服务,这就好比你有了一个可以移动的办公室——如果你在上海租赁了联合办公的办公室,偶尔出差到了新加坡,而当地恰好有服务点,那么你的办公室就搬到了新加坡,在这里你可以像往常一样和客户谈生意、收发邮件、准备谈判文件,这可比星巴克、酒店、餐厅正式多了。