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武汉翘盼下一个G20峰会

作者:《支点》记者 蒋李 实习生 姜彦竹点击次数:224   发布日期:2018-01-05

如何申办国际会议 

 

ICCA 把国际会议的主办机构限定于包括协会、学会在内的国际组织,因此,如何围绕ICCA做文章,与国际组织的密切联系必不可少。一般情况下,相关国际组织会提前发布会务信息,由各地参与竞争。

“申办一个国际组织会议,从最初酝酿到工作结束,通常要一年甚至更长的时间。为保证申办成功,首先要建立一个专门机构。”武少源说,这种会议申办机构一般挂靠在主办单位,承担制定申办计划、编制申办预算、筹措申办资金等工作。具体流程则是准备申办文件、出国参与申办活动。

值得一提的是,部分国际组织会安排申办方在现场摆出展台“对垒”,几乎每一次,中国展台都最具特色。“中国制造很厉害,一些实惠又有中国特色的礼物很受欢迎,武汉可以送出一些有地区特色的小礼品,只要有中国特色,国际友人都很喜欢。”武少源说。

当然,以上都属于国际组织的申报程序,国内也有一套例行机制。该机制按“8341”原则操作:自然科学技术领域的国际会议总人数800人,其中外宾300人;一般性国际会议(如金融、外交会议)总人数400人,其中外宾100人。“参与规模若在‘8341’之内,可向省部级相关部门报批,超过标准则需国务院审批。”武少源说。

 

考虑与会者的经济承受力 

 

申办成功的核心因素有哪些?

首先,政府要一以贯之地重视。“地方政府一把手是经常变动的,有些国际会议申办过程比较长,会议真正开办时,也许原来主导这项工作的领导已调离,这就要求领导有服务地方经济的‘长线思维’,否则当地国际会议数量、质量就会出现波动。”武少源说。

譬如,国际植物学大会是国际植物学界的最高会议,过去从未在发展中国家举办过。深圳通过积极申报,在2011年获得了第19届植物学大会主办权。但到2017年7月大会真正举办时,当时负责申报工作的负责人已调往其他地区。

其次,是否有充足的申办资金。我国有20多个城市有会展支持资金,但大部分属“后置资金”,也就是会议结束后才根据成本给予奖励。但国际会议申办,最缺的往往就是前期申办资金,因为从申报活动开始就会不断有经费支出,不少会议的申办费用都超过50万元。“申办会议是个风险投资,存在失败的可能性。我个人认为,武汉可以准备一部分用于申办的资金,在这方面予以尝试。”武少源说。

再次是交通因素。一个城市国际航线越多,越适宜举办国际会议。目前,武汉机场国际客运量在中西部位居前列,未来还将持续开通国际航线。

此外,申报方案中要合理设计参会费用。各国情况不同,发展中国家参会代表往往会考虑到会务成本。“有些国家参会代表甚至不吃正餐,就用茶歇对付一下。我参与申办的会议,都会解决代表的用餐问题,哪怕盒饭都行。”武少源说。

最后是充分利用本地人才资源。“比如很多高校、科研机构的科研人员本身就是国际组织核心成员,尤其要注重调动这些机构的积极性。”武少源说。

在这方面,武汉显然具备优势。据了解,武汉两院院士数量达65人,涉及光电科技、生命科学等10多个领域。而中西部的另一副省级城市成都,两院院士不到40人。这些人才优势,都将成为武汉举办国际会议的重要助力。

“我个人认为,北京、上海、重庆、武汉、成都、杭州、南京最符合国际会议举办城市的要求,武汉未来举办国际会议大有可为。”武少源说。(支点杂志2018年1月刊)